Дуже часто ми сприймаємо звіт виключно як бюрократичну забаганку грантодавця. Насправді ж звіт — це реальна документація, oj може слугувати як джерело знань на тему «менеджмент культурних проєктів».

Більшість з нас, коли завершується проєкт (мається на увазі безпосередня реалізація) з муками змушує себе перейти до найскладнішої процедури — до документообігу та звіту. Мені чомусь здається, що 99,99999999% людей залишає написання звітів на самий, що не є, «кінець». Та насправді цей процес може стати розрадою для вас.

Це четвертий (перша частина, друга та третя — прим. ред.) і, напевно, останній мій допис на тему «Гроші на культуру». Логічно буде нагадати, про що були перші три дописи. Перша стаття була присвячена процесам, які, на мою думку, повинні передувати процесу залучення фінансування на реалізацію проєкту. Другий допис стосувався складного процесу структурного підходу до написання проєктів. Ну а третій допис був таким, що розповідає про те, яка різниця між «пошуком грошей» та «залученням фінансування».

Усі попередні мої колонки (як і ця в тому числі) цікаві тим, хто подавався до Українського культурного фонду на фінансування своїх проєктів. Не стану приховувати — від свого ФОП я подав 4 заявки; плюс ще одна заявка, яка стосується резиденції для архітекторів «ДЕмодернізм» була подана від Вінницької обласної спілки архітекторів. Тому, напевно, я є серед тих, хто регулярно заходить в особистий кабінет на сайті УКФ і з трепетом перевіряє чи рухаються булети на процесуальній шкалі в бік «передано на розгляд експертної ради». Яким би не був результат конкурсного відбору УКФ, звіт проєкту варто починати писати вже зараз. Негативний результат — це також результат. Не думайте, що як проєкт не знайде фінансування, то звіт ні до чого. Звіт потрібен, в першу чергу, автору та команді, яка його реалізувала чи буде реалізовувати.

Давайте традиційно спробуємо структурувати поняття звіт в контексті культурного менеджменту:

• звіт для себе (красиво/ї/го);

• звіт для суспільства (для історії);

• звіт для донора.

Звіт для себе!

Не будь егоїстом! Перший звіт потрібно підготувати для себе лише в контексті того, щоб на завершальному етапі реалізації проєкту зібратися з командою і підсумувати усе, що було добре зроблено, і головне — недобре. У ході усіх етапів роботи над проєктом. Тут головне вберегти контроль і не занадто часто відкорковувати шампанське під час цих зустрічей. Хай, додатковий градус буде не зайвим — він додасть відвертості у розмову.

Не важливо хто яку роль виконує в проєкті, головне — опрацювання всіх зусиль та «лазєйок», які були вкладені у проєкт. Діліться досвідом між собою не у форматі «як/а/ий я маладєц», а у форматі: Причина; Дія/Протидія; Наслідковість.

Якщо ти автор/ка проєкту чи керівник/ця його, ти маєш систематизувати почуте і сформувати документ, який важливий буде тобі ж. Доповни його своїм особистим зрізом, але спробуй уникати надлишкової емоційності. Не бійся похвалити членів своєї команди, але пам’ятай: похваливши когось, не полінуйся знайти підстави похвалити решту команди, навіть якщо тобі може здатися що нема за що або хтось того більше заслуговує.

Похвала — прекрасно, але потрібно вчитися говорити про недоліки. Такий самий алгоритм дій: знайшлася сміливість висловити критику комусь одн/ій/ому — не роби помилку, знайди мужності бути чесним/ою з усіма.

З усього цього варто сформувати документ і розширити на всіх з проханням відрефлексувати на нього. Не ображайся, якщо у відповідь будуть надіслані окрім сердечок і гнівні відгуки, це вже оцінка твоєї роботи з боку команди.

Звіт для суспільства

Це один з найважливіших документів, які дуже складно знайти у відкритих джерела. Інакше такий документ можна назвати «постреліз проєкту». Зазвичай пострелізи позбавлені будь-якої інформації, яка була корисна для менеджерів у сфері культури. Такі інформаційні викиди мають характер: «Дякуємо донору, що ми маємо ось такий результат у цифрах». Погодься, як було б класно, якби ми часто мали доступ до матеріалів у відкритих джерелах та знали про всі плюси та мінуси проєкту! Особисто мені самому дуже складно працювати над релізами. Я знаю, що вони мають мати певну структуру та бути позбавлені надлишковості, але було б круто, якби самі прес-події, які часто називають «заключними» проходили у неформальному форматі.

Та в будь-якому випадку, розгорнутий командний звіт — важливий документ, в якому зібрана інформація, у форматі порад для тих, хто працює у цій сфері або планує працювати. І ще раз наголошую — важливий документ, або паперовий, або онлайн, чи навіть відео. Це я кажу вперто й упереджено, бо історик за освітою.

Звіт для донора

Будьте чесними з собою і з грантодавцем. Не бійтеся вказувати не лише на сильні свої сторони, а й на недоліки в роботі грантодавця. Команда грантодавця дуже часто робить помилки (навмисні/ненавмисні), які шкодять проєкту, і на це не варто закривати очі. Ані перед собою, ані перед суспільством, ані перед самим донором.

Фінальний звіт варто почати готувати з того самого етапу, коли виникла ідея проєкту. Це важливо. Заведи окремий документ, в якому зазначено дату та тезу, яку далі трансформуй у формат матеріалу для звіту.

Останнім часом для звітів формують спеціальні формуляри, які варто заповнювати, вони ніби мають полегшити роботу над написанням, та все ж основним залишаються творчі звіти. Головне — це вміння бути лаконічним. Одна теза — одне фото —один абзац.

Не бійся похвалити себе, але не бійся і критикувати.

Я передумав. Напевно це не останній допис на тему «гроші і культура». Все ж таки я думаю варто буде написати про ще один аспект в питанні «гроші і культура» — це комунікація на всіх рівнях та на всіх етапах.